1.イベントを企画

まずイベントを開催するには、どんなことをしたいかなどの企画立案から考える必要があります。ですが、いきなり企画しよう！といっても難しいですよね そんな時は下記のような目的やターゲットから是非考えてみてください！

●イベントの目的

イベントの目的とは「そのイベントを何のために開催するのか」という部分になります。 まずはここを明確にしておかないと、そもそも何でこのイベントをするんだっけ？といったことになりかねません！開催目的をしっかり明確にしておくと、そのイベントの関係者の間での共通認識で、イベント成功に向けて進めていくことができるかと思います！ 可能な限り具体的に目的を決めておくことが重要です！

今回は地元のお祭を例に上げて考えてみましょう！

• ・地域の子どもたちに楽しんでもらえるようなお祭りを開催して、地元を活性化させるため。
• ・地域の方々のコミュニケーションの場を作り、一致団結するため。
• ・地域活性化させることによって、地域外の方にも来てもらえるようにするため。
• ・地域の良さを体験してもらう。(伝統、特産品、名所、人など)

●ターゲットを明確にする

目的が決まったら次はターゲットの部分です！何のためにイベントをするのかが決まれば、おのずとどんな人にイベントに来てほしいのかが明確になってきます！地域のお祭りであれば、その地域の子どもたちや、ご家族の方などがターゲットになります。 そこで重要なのが、ふわっとしたターゲットではなく、具体的にすること！

• 例えば
• ・たくさんの人に来てほしい。
• ↓
• ・地域の子どもたちを中心に、世代を超えた家族連れをターゲットにする。

ターゲットが明確になれば具体的にどんなことをイベントでするのかが考えやすくなるのではないですか？
明確になったターゲットが何を求めているか(ニーズ)を考えていくと、より分かりやすくなります！

2.全体的なスケジュールの作成

どんなイベントを開催するにも、準備の部分がとても重要になります！ その準備を行うにあたっても、まずは全体のスケジュールを把握した上で、開催に向けて1つ1つの準備を進めていくようにしましょう！

●イベント会場を決める

イベントを開催するにあたって会場探しも重要な部分となってきます！ ただ一言で会場と言っても、都道府県やその中での立地、会場の収容人数、テーマに合った雰囲気かどうかなど様々なことを考える必要があります。

例えば、地域に特化したイベント都会で開催しても、全然地域密着できていないので意味がありませんよね。集客人数よりも地域で開催するということに重点を考えることが大事です！ 逆に、若者向けのイベントを緑豊かな田舎で開催しても集まりません。
そんなときは、よく集る都会の近くで開催すると、たくさんの人が来てくれます！(緑豊かな地域に若者を集めるといったコンセプトのときは別ですよ！) そのため、それぞれのテーマやターゲットをもとに、どこに重点をおいて決めたらいいのか考えてみてください！

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●集客告知

どんなイベントを開催するか、ターゲットは誰にするのかが決まったら、イベントの告知や宣伝をして集客を行いましょう。集客の方法もかなり手段がありますが、それもターゲットに合わせて中心に考えていくと集めやすいです！

例えば、年齢の若い方を集めるのであればSNSやネットでの拡散を中心に行ないます。 ですが、年配の方をターゲットにしていると、SNSをそもそもやっていない方が、多かったりしますよね。 このように集客方法もターゲットに合わせた上で考えてみてください！

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●物品、人員手配～当日までのスケジュール作成

どれぐらいの集客が見込めるかが分かったら、次は物品手配です。イスやテーブルの数なども人数に合わせて用意をしたり、イベントを開催するにあたって必要な物品を用意します。 ときには必ず使うものだけでなく、集客のために目を引くものを設置したり、装飾を行ったりすることも重要です！

それから、イベントは物があるだけでは開催できません。もちろん運営・進行をする人員が必要です！ イベントの成功に向けて、テーマにあった楽しく盛り上がる内容かつ、安全で安心して楽しんでいただけるようにする必要があります。 そのため、どこに何をする人を何名手配しないといけないのか分析して、人員の手配を行ってください！

もっとも重要になってくるのは当日のスケジュールですね！ 何時から設営して、何の準備をして、本番はどのように動くのかなど、事細かに決めておく必要があります。 必要であれば、事前にリハーサルを行なって、本番がよりスムーズに進行して成功まで導けるように確認することもあります！ 実際にやってみないと分からないことも多いですし、そのリハーサルで見つかった課題点などを修正した上で本番を迎えることは主催者側も安心しますし、とても重要です！ 自分たちも、お客様にも安心してイベントに参加してもらえるように、事前の準備は念入りに確認した上で１つ１つ進めていくようにしましょう！

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●運営マニュアル作成

・運営マニュアル作成 イベント運営には多くの人が関わります。一人一人に時間を割いてイベント詳細の説明をする時間を取ることは難しいので、マニュアルを読めば誰でもある程度イベント内容を理解できるように作成します。 とは難しいので、マニュアルを読めば誰でもある程度イベント内容を理解できるように作成します。

• ①表紙
• ②実施概要
• ③指示系統
• ④会場詳細、レイアウト
• ⑤全体スケジュール
• ⑥ステージイベント詳細、スケジュール（ステージイベントがあれば）
• ⑦各ポジションの運営方法
• ⑧その他注意事項

●看板、サイン、装飾などのデザイン作成

事前告知、会場案内、ステージ装飾など、な場面でデザイン作成は必要になります。

• ①事前告知
• ②会場案内
• ③ステージ回り
• ④その他装飾


3.イベント当日の運営

さあ、事前準備や集客が終わったら、待ちに待った本番当日です！ もちろん一言で運営といってもいろいろとありますので、項目に分けていくつかご紹介させて頂きます。 イベント当日には、主催者側やそこから手配した人で、しっかりと役割分担をした上で成功に向けて開催してくださいね！


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●ステージ進行

ステージイベントがある場合は、ステージイベントが滞りなく進むように管理するポジションです。柔軟な対応が求められるためステージ進行に慣れているスタッフが担当します。

●出演者管理

出演者のケアを行います。アテンド（案内）なども行います。 （楽屋からステージまでの誘導など)



●受付

イベントの顔となる受付です。イベント内容や来場者数、受付時間により受付人数は変わります。



●誘導

会場内外、お客様にイベント動線を案内します。



●物品管理

定期的に管理、補給をしなければいけない商品もあります。 こまめな対応が必要なものは物品管理スタッフを配置しましょう。



●設営撤去

スケジュールにより重要度が変わります。 会場使用時間が限られている場合はトラブルがあっても問題なく完了できるような人数を配置
しましょう。



●アンケート

イベント中、終了後、必要であればアンケートを取ります。



4.イベント後

本番当日が終わったらイベント終了ということではありません！その後がとても大事です！ 毎年開催するイベントであれば、来年をさらに良いイベントにするために、今回のイベントでの出来事を活かしたり、今回のみのイベントだったとしても参加してくれた人は どんな反応だったのかを調べて、また開催するきっかけになったりなど、次に繋げる行動をすることが重要になります。

●アンケート回収、とりまとめ

アンケートの回収を行いましょう。イベント終了時に回収するパターンと、後日アンケート回答してもらうパターンがあります。弊社にお任せいただければ、イベントに合わせ提案させて頂きます。 また、回収したアンケートを取りまとめて分かりやすくデータ化しましょう。

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●次回への改善、スケジュール組み

イベントの良かった点、改善点を明確にし、次回に活かしましょう。 また、次回実施が確定している場合はスケジュールなども組み
「1.イベントを企画」にもどり同じ動きを行います。

5.まとめ

たくさん書き連ねましたが、イベントの作り方についてのご紹介は以上になります！今回こちらで企画をするところから、イベント終了後のサポートまでご紹介させていただきましたが、いかがだったですか？ 読んで頂いたら分かった方も多いかと思いますが、イベントを開催するにあたってイベント当日が大事なのはもちろんのこと、それ以上に重要になってくるのが準備段階の部分です！ 中には、思っていた以上にイベントを開催するにはいろんなことをしないといけないなと感じた方もいらっしゃるかもしれません。 ですが、そんなに難しく考えすぎず、「こんなイベントをしたい！」「何かおもしろいことをして地域を盛り上げたい！」など、やりたいといった気持ちがあれば、誰でも作れるのがイベントです！ 大きい小さいなど関係なく、その開催したい！という想いを大切にしてください。

今回たくさん紹介しましたが、イベント21では企画の段階から、イベント終了後まで、全てをトータルサポートさせて頂きます！
初めてイベントを開催する方でもお気軽にご連絡頂けるのをお待ちしております。 少しでも皆さんのイベントが素敵な時間になるように、全力でお手伝いさせて頂きます！