イベント運営・企画・物品手配など、イベントのトータルプロデュースはイベント21にお任せください!

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  • 何を準備すればいいのかわからないので、運営を丸ごとお願いしたい!
  • 沢山のゲストが来場されるので、安全にスムーズなプロの運営を任せたい!
  • 集客・接客もイベントのプロにお任せしたい!など…

ネイティブで外国語が喋れる運営スタッフも派遣可能です!

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イベント運営プラン

運営実績

  • 東京で行われたウォーターフェスティバル
  • 音響・映像・ディレクター
  • 音響・映像・ディレクター
  • 横浜で行われたブラジルフェスティバルの様子
  • 実際に行った運営の風景4枚目
  • 大阪で行われた縁日会場
  • STUDIO COAST 会場
  • 横浜みなと博物館前広場で行われたCM撮影の会場
  • 広陵町の竹取公園で行われたかぐや姫祭り
  • 実際に行った運営の風景4枚目
  • 香芝市で行われた縁日の様子
  • 大和高田市で行われたゆるキャライベント
  • 三重県伊賀市で行われた展示会のテーブルと椅子
  • 実際に行った運営の風景4枚目
  • 実際に行った運営の風景4枚目
  • 竣工披露パーティー

運営実績をもっと見たい人はこちら!

イベント運営実績

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運営に必要な物

  • コンテンツの製作

    コンテンツ

    どのテーマでイベントを開き、何をしたいのか等をコンテンツに詰め込み、お客様から頂いた情報など元に台本を制作します。

  • 開催する場所

    開催する場所

    どこが開催地なのかはもちろん、環境も大事です。 プロジェクターやスクリーン、パソコンが繋げてインターネット回線を使えるような環境などがあれば、一味違うイベントにすることも可能です。 弊社webページではイベント会場を探すこともできます!

  • 運営の仕組み

    運営の仕組み

    運営を行うには、人(スタッフ)が必要です。運営当日又は前日にスムーズな設営を行い、運営がスタートしてからは、受付・誘導・タイムキーパー・トラブル対応等ができるように事前に段取りを決めなければなりません。

  • 必要な機材

    制作イメージ画像

    音響機材やテーブル、椅子、テントなど、イベントを行う時に使用する機材が必要となります。 また、コンテンツに沿った機材をご用意し、イベント会場での設営や撤去をしっかりと行います。

運営で出来ること

  • 連動イベントのサポート

    連動イベントサポートのイメージ

    新商品と番組のコラボPRなどを駅前や広場のスペースで運営を行います! ステージを組み、芸能人の方々を呼んだりしてイベントを進行致します! また、一般の方に試食して頂いたり、お客様へお渡しするチラシの入った袋をご用意致します! 当日にはスタッフの管理、ゲストの管理、設営・撤収を行います。

  • 会員加入の促進サポート

    会員加入サポートのイメージ

    ショッピングモールやスーパーなどで行われるイベント内でお客様に会員募集のサポートも致します。 小規模な場合であれば1人、大きい会場になってくるにつれて、4~5人でスタッフが散らばって行います。 勧誘する際のマニュアルを制作し、それを元にスタッフに説明を行い実際に動きます。

  • 共同販促の運営サポート

    サンプル配布イメージ

    新商品のサンプリングをお客様などに差し上げてPRを行います。 基本的に出来上がった企画書やマニュアルなどを元に動き、スタッフ・コンパニオンの手配、教育、現場管理(ディレクターを外注する場合もあります)、車・現場備品・設営撤去の手配などを弊社が致します。

  • ケータリングの出店

    ケイタリングのイメージ

    試食会やビアガーデンの運営を自社で手配し行います。 試食会では、簡単な調理なら自社で全て行うことが可能です。 ビアガーデンであれば、凝った料理を作る際、外注の方に頼んで調理をお任せし、調理コーナー以外の運営や誘導などを自社スタッフが行います。

  • 運営スタッフ手配

    運営スタッフのイメージ

    イベントの運営に精通した弊社スタッフや専門スタッフを派遣いたします。 事前の打ち合わせやリハーサル、当日の運営もお任せください! 運営のみならず設営撤去も承っておりますので、お気軽にご相談ください。

  • ディレクター手配

    イベントディレクターのイメージ

    イベント当日の現場監督に精通した弊社スタッフや専門スタッフを派遣いたします! 現場の監督が不安なお客様は是非弊社のイベントディレクターをご活用ください。 綿密な打ち合わせの後にイベント成功の為に全力でサポートさせて頂きます!

イベント21に運営を依頼するメリット

  • 物品手配、制作、設営、リハーサル、当日の運営、撤去までを一括して行うことができます!
  • 企画、物品手配、設営撤去などのトータルプロデュースで、イベントのクオリティが大幅にアップ!

目次

  1. 1.イベントを企画
  2. ・イベントの目的
  3. ・ターゲットを明確にする
  4. 2.全体的なスケジュールの作成
  5. ・イベント会場を決める
  6. ・集客、告知
  7. ・物品、人員手配~当日までのスケジュール作成
  8. ・運営マニュアル作成
  9. ・看板、サイン、装飾などのデザイン作成
  10. 3.運営
  11. ・ステージ管理
  12. ・出演者管理
  13. ・受付
  14. ・誘導
  15. ・物品管理
  16. ・設営撤去
  17. ・アンケート
  18. 4.イベント後
  19. ・アンケート回収、とりまとめ
  20. ・次回への改善、スケジュール組み
  21. 5.まとめ

1.イベントを企画

まずイベントを開催するには、どんなことをしたいかなどの企画立案から考える必要があります。ですが、いきなり企画しよう!といっても難しいですよね そんな時は下記のような目的やターゲットから是非考えてみてください!


●イベントの目的

イベントの目的とは「そのイベントを何のために開催するのか」という部分になります。 まずはここを明確にしておかないと、そもそも何でこのイベントをするんだっけ?といったことになりかねません!開催目的をしっかり明確にしておくと、そのイベントの関係者の間での共通認識で、イベント成功に向けて進めていくことができるかと思います! 可能な限り具体的に目的を決めておくことが重要です!


今回は地元のお祭を例に上げて考えてみましょう!

  • ・地域の子どもたちに楽しんでもらえるようなお祭りを開催して、地元を活性化させるため。
  • ・地域の方々のコミュニケーションの場を作り、一致団結するため。
  • ・地域活性化させることによって、地域外の方にも来てもらえるようにするため。
  • ・地域の良さを体験してもらう。(伝統、特産品、名所、人など)
スーパーボールすくいしている様子

●ターゲットを明確にする

目的が決まったら次はターゲットの部分です!何のためにイベントをするのかが決まれば、おのずとどんな人にイベントに来てほしいのかが明確になってきます!地域のお祭りであれば、その地域の子どもたちや、ご家族の方などがターゲットになります。 そこで重要なのが、ふわっとしたターゲットではなく、具体的にすること!


  • 例えば
  • ・たくさんの人に来てほしい。
  • ・地域の子どもたちを中心に、世代を超えた家族連れをターゲットにする。

ターゲットが明確になれば具体的にどんなことをイベントでするのかが考えやすくなるのではないですか?
明確になったターゲットが何を求めているか(ニーズ)を考えていくと、より分かりやすくなります!


イベ祭のときの写真

1.全体的なスケジュールの作成

どんなイベントを開催するにも、準備の部分がとても重要になります! その準備を行うにあたっても、まずは全体のスケジュールを把握した上で、開催に向けて1つ1つの準備を進めていくようにしましょう!

●イベント会場を決める

イベントを開催するにあたって会場探しも重要な部分となってきます! ただ一言で会場と言っても、都道府県やその中での立地、会場の収容人数、テーマに合った雰囲気かどうかなど様々なことを考える必要があります。

例えば、地域に特化したイベント都会で開催しても、全然地域密着できていないので意味がありませんよね。集客人数よりも地域で開催するということに重点を考えることが大事です! 逆に、若者向けのイベントを緑豊かな田舎で開催しても集まりません。
そんなときは、よく集る都会の近くで開催すると、たくさんの人が来てくれます!(緑豊かな地域に若者を集めるといったコンセプトのときは別ですよ!) そのため、それぞれのテーマやターゲットをもとに、どこに重点をおいて決めたらいいのか考えてみてください!

弊社WEBページに施設・会場情報の新規掲載をご希望の方はこちら!

全国イベント会場検索



●集客告知

どんなイベントを開催するか、ターゲットは誰にするのかが決まったら、イベントの告知や宣伝をして集客を行いましょう。集客の方法もかなり手段がありますが、それもターゲットに合わせて中心に考えていくと集めやすいです!

例えば、年齢の若い方を集めるのであればSNSやネットでの拡散を中心に行ないます。 ですが、年配の方をターゲットにしていると、SNSをそもそもやっていない方が、多かったりしますよね。 このように集客方法もターゲットに合わせた上で考えてみてください!

全国イベント会場検索

イベント21が運営する無料のイベント告知サイト!「イベ活」

イベント情報告知サイト『イベ活。』

●物品、人員手配~当日までのスケジュール作成

どれぐらいの集客が見込めるかが分かったら、次は物品手配です。イスやテーブルの数なども人数に合わせて用意をしたり、イベントを開催するにあたって必要な物品を用意します。 ときには必ず使うものだけでなく、集客のために目を引くものを設置したり、装飾を行ったりすることも重要です!

それから、イベントは物があるだけでは開催できません。もちろん運営・進行をする人員が必要です! イベントの成功に向けて、テーマにあった楽しく盛り上がる内容かつ、安全で安心して楽しんでいただけるようにする必要があります。 そのため、どこに何をする人を何名手配しないといけないのか分析して、人員の手配を行ってください!

もっとも重要になってくるのは当日のスケジュールですね! 何時から設営して、何の準備をして、本番はどのように動くのかなど、事細かに決めておく必要があります。 必要であれば、事前にリハーサルを行なって、本番がよりスムーズに進行して成功まで導けるように確認することもあります! 実際にやってみないと分からないことも多いですし、そのリハーサルで見つかった課題点などを修正した上で本番を迎えることは主催者側も安心しますし、とても重要です! 自分たちも、お客様にも安心してイベントに参加してもらえるように、事前の準備は念入りに確認した上で1つ1つ進めていくようにしましょう!



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●運営マニュアル作成

・運営マニュアル作成 イベント運営には多くの人が関わります。一人一人に時間を割いてイベント詳細の説明をする時間を取ることは難しいので、マニュアルを読めば誰でもある程度イベント内容を理解できるように作成します。 とは難しいので、マニュアルを読めば誰でもある程度イベント内容を理解できるように作成します。

  • ①表紙
  • ②実施概要
  • ③指示系統
  • ④会場詳細、レイアウト
  • ⑤全体スケジュール
  • ⑥ステージイベント詳細、スケジュール(ステージイベントがあれば)
  • ⑦各ポジションの運営方法
  • ⑧その他注意事項
  • ●看板、サイン、装飾などのデザイン作成

      事前告知、会場案内、ステージ装飾など、な場面でデザイン作成は必要になります。

    • ①事前告知
    • ②会場案内
    • ③ステージ回り
    • ④その他装飾
    イベント看板製作・施工

    3.イベント当日の運営

    さあ、事前準備や集客が終わったら、待ちに待った本番当日です! もちろん一言で運営といってもいろいろとありますので、項目に分けていくつかご紹介させて頂きます。 イベント当日には、主催者側やそこから手配した人で、しっかりと役割分担をした上で成功に向けて開催してくださいね!

    イベント運営
    詳しくはコチラをクリック!

    ●ステージ進行

    ステージイベントがある場合は、ステージイベントが滞りなく進むように管理するポジションです。柔軟な対応が求められるためステージ進行に慣れているスタッフが担当します。

    ●出演者管理

    出演者のケアを行います。アテンド(案内)なども行います。 (楽屋からステージまでの誘導など)

    ●受付

    イベントの顔となる受付です。イベント内容や来場者数、受付時間により受付人数は変わります。

    ●誘導

    会場内外、お客様にイベント動線を案内します。

    ●物品管理

    定期的に管理、補給をしなければいけない商品もあります。 こまめな対応が必要なものは物品管理スタッフを配置しましょう。

    ●設営撤去

    スケジュールにより重要度が変わります。 会場使用時間が限られている場合はトラブルがあっても問題なく完了できるような人数を配置
    しましょう。

    ●アンケート

    イベント中、終了後、必要であればアンケートを取ります。

    4.イベント後

    本番当日が終わったらイベント終了ということではありません!その後がとても大事です! 毎年開催するイベントであれば、来年をさらに良いイベントにするために、今回のイベントでの出来事を活かしたり、今回のみのイベントだったとしても参加してくれた人は どんな反応だったのかを調べて、また開催するきっかけになったりなど、次に繋げる行動をすることが重要になります。

    ●アンケート回収、とりまとめ

    アンケートの回収を行いましょう。イベント終了時に回収するパターンと、後日アンケート回答してもらうパターンがあります。弊社にお任せいただければ、イベントに合わせ提案させて頂きます。 また、回収したアンケートを取りまとめて分かりやすくデータ化しましょう。

    詳しくはコチラをクリック!

    ●次回への改善、スケジュール組み

    イベントの良かった点、改善点を明確にし、次回に活かしましょう。 また、次回実施が確定している場合はスケジュールなども組み
    「1.イベントを企画」にもどり同じ動きを行います。

    5.まとめ

    たくさん書き連ねましたが、イベントの作り方についてのご紹介は以上になります!今回こちらで企画をするところから、イベント終了後のサポートまでご紹介させていただきましたが、いかがだったですか? 読んで頂いたら分かった方も多いかと思いますが、イベントを開催するにあたってイベント当日が大事なのはもちろんのこと、それ以上に重要になってくるのが準備段階の部分です! 中には、思っていた以上にイベントを開催するにはいろんなことをしないといけないなと感じた方もいらっしゃるかもしれません。 ですが、そんなに難しく考えすぎず、「こんなイベントをしたい!」「何かおもしろいことをして地域を盛り上げたい!」など、やりたいといった気持ちがあれば、誰でも作れるのがイベントです! 大きい小さいなど関係なく、その開催したい!という想いを大切にしてください。

    今回たくさん紹介しましたが、イベント21では企画の段階から、イベント終了後まで、全てをトータルサポートさせて頂きます!
    初めてイベントを開催する方でもお気軽にご連絡頂けるのをお待ちしております。 少しでも皆さんのイベントが素敵な時間になるように、全力でお手伝いさせて頂きます!

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